문서중앙화 탐구 #02 - 문서중앙화, 실제 구축된 사례 10곳

안녕하세요, B2B IT 인프라 플랫폼 퓨처링입니다.
오늘은 입점사인 벨아이앤에스에서 문서중앙화에 대한 실제 구축 사례에 대해 소개 합니다.

비대면 업무 시대에 주목받는 문서중앙화 솔루션

최근 문서중앙화 솔루션이 많은 관심을 받고 있습니다.
보건위기가 사회 현상으로 대두되면서 효율적인 업무 환경에 대해 고민이 깊어졌기 때문인데요.
문서 공유, 협업 관리, 데이터 보안, 유출 방지 등 미뤄뒀던 고민들이 당장 현실로 다가오고 있습니다.
특히, 비대면 업무 환경은 기업 IT 환경에서 꼭 짚고 넘어갈 분야가 되었습니다. 갑작스런 보건위기 대응을 위한 일시적 방편이 아닌, 일상적인 비즈니스에서 내/외적으로 필수 고려사항이 된 것이지요.

[ 'NEW' 비즈니스 매너? ]

비대면 업무 환경 변화에 무엇이 있을까요?
재택근무자 비율 유지, 지역별 거점 오피스 운용, 화상회의 솔루션 도입, 스마트 오피스 도입, 기업 간 전자결제 도입, 웨비나 전환 등 대표적인 비대면 업무 전환으로 떠올릴 수 있지만, 눈에 띄는 큰 변화가 아니더라도 작은 부분의 변화를 얼마든지 찾아볼 수 있습니다. 저녁 회식 축소, 불필요한 회의 생략, 기업 메신저나 문서 공유 활성화, 자율출퇴근제 도입 등을 들 수 있겠네요.

[ 다른 건 몰라도 회식 모임은 칼같이 사라젿… ]

모두 알게 모르게 비즈니스를 지속하면서 파트너와 조심하고, 고객과 조심하고, 내부 직원끼리 조심하며 업무 모습이 빠르게 변하고 있습니다. 불필요한 만남이나 회의를 줄인다는 것은 그만큼 업무 효율을 높이고 자료 공유 및 관리 절차를 세우게 됩니다. 그 과정에서 페이퍼를 줄여 절차를 간소화하기도 하고, 장소에 구애 받지 않으며 업무 진행과 협업이 가능한 부분도 고려하게 되죠.

[ 'NEW' 비즈니스 호출? ]

기업 문서가 누군가의 특정 PC에 머물지 않고 공유가 원활한 위치에 배치되면 그만큼 보안 취약성도 높아지게 됩니다. 다소 잠잠했던 랜섬웨어, 멀웨어 등의 IT 위협이 최근 활발해지는 것도 이러한 이유 때문입니다. 특히 전자문서나 화상회의 등의 이슈 키워드들은 스팸 메일 공격으로도 많이 활용되고 있습니다.

[ 전국 김대리에게, 스팸부장 드림 ]

기업 문서의 공유 및 관리 체계를 세우다 보면 자료 유출에 대한 고민도 따라옵니다. 기업을 운영하거나 관리하는 입장에서 가장 경계되고 위협이 되는 부분이죠.

[ 우리 회사 자료는 기밀을 요하기 때문에
회사에서 재택근무를 하겠습니다. (feat. 침대) ]

과거 기업의 업무 효율화를 위해 검토했던 부분들이, 좋은 의도와는 다르게 도입이 어려웠던 점은 한정된 비용이나 투자 대비 그 과정이 쉽지 않고 어려웠기 때문일 겁니다. 그러나 현재 보건위기로 기업들이 고민하는 스마트한 업무 환경은 효율성과 비용을 저울질했던 과거와 다른 양상을 띠고 있습니다.

문서중앙화 솔루션이 다시금 주목받는 이유가 여기에 있습니다.

단순히 PC 업무 자료가 중앙 서버에 존재하여 외부 유출 방지를 기본으로 하는 보안 솔루션이 아닙니다. 요즘 문서중앙화 솔루션은 데이터의 공유, 관리, 보안 등 여러 전문 솔루션들이 필요한 상황을 문서중앙화 솔루션 한 개로 해결하는 경우가 많아졌습니다. 만능 문서관리 솔루션으로 발전하고 있는 것이죠.

[ 문서중앙화 솔루션 '클라우독(ClouDoc)' 주요 기능 ]

무엇보다 업무 환경을 바꾸는 코어 솔루션 치고 운용 부담이 매우 낮습니다. (문서중앙화 솔루션 '클라우독' 기준)
직원들은 별다른 학습 없이 기존대로 PC 탐색기에서 업무 파일을 불러 작업이 가능합니다. 네트워크 환경만 잘 받쳐준다면 속도 저하를 체감하지 못하고 일반 PC 업무처럼 느끼게 됩니다. 관리자는 새로운 정책에 맞춰 접근 권한 및 공유 설정, 백업 관리, 외부 반출 정책 등 다양한 분야의 매뉴얼을 적용할 수 있습니다.

파견이나 재택근무 중인 직원도 VPN이 지원되어 내부 문서중앙화를 사용하는 것처럼 구성이 가능하고, 이때 외부 유출에 대해 걱정을 할 필요가 없습니다. 외근이나 출장 중인 직원도 간단하게 스마트폰 앱으로 접근이 가능하기 때문에 접근성이 뛰어납니다. 문서의 저장이나 덮어쓰기, 랜섬웨어에 의한 변조 등에도 자동 버전관리로 복원이 이뤄지기 때문에 업무의 연속성과 효용성을 동시에 충족시켜줍니다.

문서중앙화의 장점을 이야기하기에는 지면이 많이 부족한 관계로 다음에 자세히 설명 드리겠습니다.
이번 컬럼에서는 가장 궁금해하셨을 실제 도입된 사례 10곳을 꼽아 간략히 소개하고자 합니다.

기업데이터 전문가가 꼽아본
문서중앙화 도입사례 10곳
'클라우독(ClouDoc)' 도입 기준

1. 금융사

[도입 이유]
PC 저장장치 내 데이터 저장 금지 기능을 통해 혹시 모를 고객의 개인정보 유출 차단

[도입 효과]
회사 내 모든 PC 를 확인할 필요없이, 고객 개인정보를 단일 포인트로 관리

2. 통신사

[도입 이유]
대외 협력기관에 제공되는 고객 개인정보나 중요 정보들에 대해 통제 필요성

[도입 효과]
전송된 개인정보에 대한 부인을 방지하는 이메일 OTP 제공
사용기간 만료 후 개인정보 삭제 경고가 파트너에게 전송

3. 신용정보기업

[도입 이유]
외부 침입 차단부터 중요 금융 데이터 복구 기능 및 랜섬웨어 대응 필요

[도입 효과]
랜섬웨어에 대응하는 4단계 대응책 제공
화이트리스트로 랜섬웨어 침입 경로 차단 / 랜섬웨어 유사 I/O 패턴 차단
자동 버전관리를 통해 폴더 내 문서 일괄 복구 / 일일 증분 백업 지원

• 입출력 패턴 차단 - 서버엔진에서 랜섬웨어 입출력 패턴으로 자동 차단
• 자동 버전관리 - MS Office, CAD를 비롯한 모든 문서 수정 시, 파일 버전 자동 생성
• 화이트리스트 차단 - 애플리케이션, DLL 화이트리스트 차단 지원
• 일일 증분 백업 - 매일 날짜 별 구조 유지, 증분 백업

4. 의류패션기업

[도입 이유]
가상화 PC 환경에서 유출 보안을 유지하며 협업 환경 구성

[도입 효과]
VDI를 지원하는 문서중앙화 ClouDoc
보안 강화 / 업무 효율성 향상 / 협업환경 구축

5. 금융권 SI기업

[도입 이유]
S/W 망분리 지원으로 고객 개인정보 열람 중 인터넷 차단 필요
정보 데이터의 유출 및 유실 방지를 위한 보다 강도 높은 기능

[도입 효과]
네트워크를 논리적으로 분리하여 파일을 더욱 안전하게 보호
물리적 변화없이 망 별로 작업 수행, 가능 범위를 간편하게 설정

6. 재보험 금융사

[도입 이유]
S글로벌 기업으로 스마트한 업무 환경 구성, 업무 효율화 필요

[도입 효과]
자료 집중화로 인한 업무 효율 상승
출력물 없는 회의, 영업 시 활용, 판서 가능 종이 출력 감소
모바일을 이용한 업무 편의성, 결재 및 의사결정의 신속화

7. 제조사

[도입 이유]
동력 전달 장치 부분에서 세계적인 기술을 보유한 기업
최신 기술 데이터 유출 발생, 기업의 심각한 피해

[도입 효과]
반출 프로세스를 적극적으로 활용, 외부 반출되는 모든 문서를 관리
내부자의 문서 유출 사고를 미연의 방지

8. 금융사

[도입 이유]
외주 업체 직원의 주요 IT 시스템 개발 자료 유출 방지

[도입 효과]
IT 시스템 개발 외주 직원 PC의 외부 유출 방지 기술 적용
외부 저장장치, 인터넷 업로드 등 다양한 유출 경로 원천 차단

9. 설계사

[도입 이유]
CAD 도면 유출방지 및 효과적인 관리

[도입 효과]
사용자 PC를 거치지 않고 중앙 문서함에 바로 저장하며 작업
속도 저하에 대한 이슈 없이 문서중앙화 기능 사용
PC 및 매체 저장 금지, 버전관리 기능으로 문서 복원

10. 제약사

[도입 이유]
보건위기로 인한 비대면 재택근무 실시
외부 업무 시, 의약 연구자료에 대한 보안 대비

[도입 효과]
SSL VPN 활용, 자택에서도 안전하게 문서중앙화에 접근하여 회사에 있는 것처럼 업무
자택 PC에 자료가 남지 않고 유출을 막기 때문에 관리 측면에서 높은 보안성 유지

문서중앙화의 실제 도입 사례 10곳을 간략히 알아봤습니다.
정말 많은 기업에서 문서중앙화 솔루션 '클라우독'을 사용하고 있습니다. '클라우독'은 국내 1위 문서중앙화 솔루션으로 다양한 고객으로부터 니즈(필요성)를 듣고 계속 발전해 나가고 있습니다. 덕분에 단순히 유출 방지에 대한 보안성 이슈만이 아닌 기업의 효율적인 운용, 비대면 업무, 협업 환경, 랜섬웨어 대응 등 기업 문서 관리에 필요한 다양한 기능들이 계속 강화되고 있습니다.

다음편에도 보다 알찬 문서중앙화 이야기로 찾아 뵙겠습니다. 감사합니다.